Статьи

22.05.2000

Комплексная автоматизация гостиницы: решение фирмы UCS

Журнал "Отель" №5(23), май 2000 г.
Московская компания UCS была создана в 1992 году для разработки и внедрения программного обеспечения, автоматизирующего предприятия общественного питания и торговли. Наибольшую известность получил проект UCS R-Keeper - профессиональная система для ресторанов, лидирующая на этом сегменте российского рынка. В апреле 2000 года R-Keeper использовался 370 предприятиями в 35 городах России, Украины, Белоруссии и Литвы. Компания имеет сеть дилеров в России и Белоруссии, региональные предствительства есть на Украине и в Литве. В настоящее время UCS выходит на рынок гостиничных систем cо своей перспективной разработкой Shelter.

Краткий обзор решения

Основу комплекса составляют компоненты системы Shelter. Это модуль работы со счетами и модуль управления номерным фондом. Подразделения общественного питания, точки розничной торговли, прочие службы, оказывающие платные услуги, используют R-Keeper. Складской учет реализованных ингредиентов и товаров обеспечивается специализированной системой R-Keeper StoreHouse. Все системы тесно взаимодействуют между собой. Shelter ведет список и счета постояльцев и обслуживает запросы R-Keeper на закрытие чека на счет гостя. R-Keeper обеспечивает реализацию, прием наличной оплаты, авторизацию кредитных карт, управляет меню ресторанов и списком товаров в киосках. R-Keeper StoreHouse обрабатывает информацию о реализации блюд и на основе калькуляционных карт рассчитывает расход ингредиентов. В этом перечне программных продуктов нет отдельной системы бухгалтерского учета. Практика показала, что любая универсальная компьютерная бухгалтерия может быть легко интегрирована в этот комплекс. Навязывание же какой-то определенной бухгалтерской программы всегда болезненно. В этой статье, следуя специфике журнала, излагаются особенности гостиничной системы Shelter, причем основное внимание уделено работе со счетами. Информацию о R-Keeper можно получить по адресу http://r-keeper.com или обратившись к местному дилеру.

Замкнутая система расчетов

Shelter ведет счета гостей, то есть регистрирует взносы и оказанные услуги. При поселении гостю выдается устройство идентификации (магнитная карточка, чип, смарт-карта и др.), которое гость и предъявляет при оказании ему услуги. При выезде гостю предъявляют распечатку его транзакций и предлагают рассчитаться. Тем самым в гостинице вводится безналичная оплата: гостю больше не нужно носить с собой кошелек. В таком подходе несколько достоинств: во-первых, как и в случае с пластиковыми деньгами, увеличивается объем оказанных услуг: гость, не видя "живых" денег, тратит свой депозит более легко. Во-вторых, сокращается количество точек, где работают с деньгами, что хорошо по многим причинам, в том числе и по соображениям безопасности. В третьих, чип или карточка может использоваться и в качестве ключа от номера. Для гостя это дополнительное удобство, а преимущества использования электронных ключей для гостиницы мы рассмотрим дальше. На счет гостя может быть наложено ограничение минимально допустимого сальдо (остатка депозита), величина которого может принимать и отрицательные значения и зависит от политики гостиницы и категории гостя.

О счетах

Владельцем гостиничного счета (в системе Shelter используется термин "фолио") может быть не только гость, но и юридическое лицо. Помимо регистрации услуг и платежей над фолио можно производить и другие операции. Например, транзакция может быть перенесена из одного фолио в другой (в Shelter это называется "трансфер"). Трансфер представляет собой пару дополняющих друг друга транзакций; такое решение позволяет видеть источника и получателя трансфера в любом отчете по фолио. Необходимость совершения трансфера возникает в случае сложных расчетов с гостями, когда гости платят друг за друга или передают друг другу неиспользованные денежные средства, при расчетах с организованной группой и др. Другое удобное средство, поддерживаемое системой Shelter - автоматический трансфер, позволяющий совершать переносы транзакций без вмешательства портье при наступлении заданых условий. Рассмотрим пример. Компания устроила в гостинице конференцию, оплачивая аренду зала, проживание участников и их питание в пределах $50 на человека. В этом случае удобно создать фолио компании и внести туда стимость аренды, а фолио всех приглашенных ей гостей соединить с фолио компании с помощью автотрансфера, указав в качестве условия "тип транзакции - проживание или тип транзакции - питание, но с ограничением на общую сумму в $50". Все гости получают идентификаторы и смогут приобретать любые услуги, но проживание и питание до $50 будет автоматически переноситься на фолио компании. По окончании конференции гостиница сможет предъявить счета и компании и гостям, при этом гости заплатят только за то, что не было перенесено на фолио компании, однако в их фолио будут отражены все оказанные им услуги. Если возникает необходимость разделить одно фолио на несколько, это можно сделать не только трансферами, но и специальной операцией деления. Она облегчает работу портье в нестандартных ситуациях, например, если один из двух гостей, проживавших в номере, попросил счет на оплату 30% всех услуг ресторана. Упомянём и другие важные понятия: автоначисления (транзакции, генерируемые системой при закрытии дня), пакеты (совокупность транзакций с настраиваемым алгоритмом расчетом цены, использующим параметры заявки), тариф-контракты (специальные цены, связанные с договорами), категории периодов и периоды цен (средство, позволяющее описывать зависимость цен от выходных, праздничных и других дат).

Откуда берутся транзакции

В качестве источника транзакций Shelter использует не только ввод оператора (портье), но и обеспечивает интерфейс с внешними системами. Эти системы можно подразделить на две категории: регистраторы оказанных услуг (примеры: телефонная станция, кабельное телевидение и пр.) и самостоятельные кассовые системы, в первую очередь система автоматизации общественного питания R-Keeper. Принципиальная разница между ними заключается в том, что интерфейс с системами, выделенные нами во вторую категорию, предполагает диалог (а не просто уведомление), в результате которого возможен и отказ гостиничной системы регистрировать транзакцию. Причиной отказа может быть попытка расплатиться недействительным платежным средством (был предъявлен неизвестный системе или недопустимый к использованию идентификатор), выход за предел минимально допустимого остатка депозита для этого гостя, другие ограничения (например, гостю запрещены транзакции требуемого типа или востребованный ресурс занят). Если проблема в исчерпании депозита, гостю предлагается оплатить услугу наличными. Такая ситуация может возникать лишь в гостиницах, услугами которой пользуются не только проживающие в ней гости, но и "люди с улицы", поэтому предполагается, что ее торговые точки (ресторан, бар, киоск, тренажёрный зал и пр.) оборудованы кассовыми аппаратами. Если речь идет о закрытом пансионате, то тогда ограничивать расходы гостя не имеет смысла. Прием оплаты полностью переносится на службу приема гостей (reception), при этом периодически снимается отчет по текущим балансам открытых гостевых счетов и гостям, остаток которых особенно мал, делается вежливое предложение внести оплату. Системы первой категории (регистраторы) лишь фиксируют факт услуги, например, совершения телефонного звонка. Их задачей является взаимодействие с оборудованием, в нашем примере это телефонная станция. Определение стоимости транзакции в этом случае возлагается на модуль тарификатора, учитывающем и параметры оказанной услуги, и возможную специфическую информации о госте. Если гость и его счет не могут быть идентифицированы (например, звонок совершен из незаселенного номера), система не создает транзакцию, но вносит эту услугу в отчет неавторизованных услуг.

Управление номерным фондом

Shelter поддерживает большинство стандартных функций этого рода. Базовым понятием является элементарная заявка на занятие номера или номера определенного типа на заданный период. Заявка может имеет статус мягкого или жесткого бронирования, статус "поселено", "гость выехал", статус специального занятия. Заявки могут объединяться в группы, над группами определен ряд операций, ускоряющих работу портье. Поселенная заявка может быть разбита на фрагменты (если гость переезжал из номера в номер). Визуальный интерфейс управления номерным фондом является расписанием комнат, представленном в виде диаграммы с изменяемым масштабом или списком заявок за период. Работа с заявками тесно связана с управлением соответствующими фолио. В основном эти действия (создание, настройка и закрытие фолио) осуществляются функциями заявок автоматически, но всегда существует возможность перейти от заявки к фолио и обратно.

Использование электронных ключей

Устройства, используемые для идентификации гостя (магнитные и смарт-карты и чипы), могут являться и ключами от номеров. Главным преимуществом такого ключа перед механическим является отсутствие необходимости менять замок при потере ключа: достаточно перепрограммировать замок. Если же используемое оборудование предполагает хранение в ключе периода его действия, то после выезда гостя ключ просто перестает действовать. Достаточно "умная" система позволяет создавать разнообразные категории ключей (этажные с ограничением по времени - для горничных, универсальные - для администрации и пр.), снимать журнал посещений номера и т.д. Существует множество технических решений: полноценные замки и замки-защелки, со встроенным или внешним питанием, автономные или управляемые сервером.

Теги: Shelter, Отель, 2000