Статьи

18.09.2018

r_keeper о том, как заработать на банкетах

Организация банкетов  очень востребованная и выгодная услуга. Ресторан заранее знает, сколько материальных, человеческих и продуктовых ресурсов ему потребуется. В каких объемах следует осуществить закупки, сколько персонала привлечь и сколько денег выделить в зарплатный фонд. Четкое планирование и безупречный сервис  два условия, которые делают мероприятия выгодными для ресторана. Специалисты r_keeper делятся секретами организации и автоматизации идеального банкета.


shutterstock_113265007.jpg

Плановая экономика

Гарантированное планирование и прогнозируемая выручка  самое приятное в организации банкетов. Поэтому чаще всего рестораны не ограничиваются типовым меню, а разрабатывают комплексное, включающее закуски, салаты, основные блюда, напитки и десерты. В итоге объем еды, рассчитываемый на одного человека, варьируется в диапазоне от 0,5 до 1,5 кг. Разумеется, когда гости приходят в ресторан поужинать, они столько не съедают, поэтому банкеты априори финансово выгодны. Еще один важный момент: некоторые гости приходят в заведение на организованное мероприятие впервые, и, если им все понравится, они обязательно потом вернутся в заведение. 

Существенную роль в банкетном бизнесе играет сезон. Золотая пора банкетов  свадебное лето и период новогодних праздников. Обеспечить полную посадку зала круглый год, способны только деловые мероприятия, набирающие оборот в последнее время. Если ресторан по местоположению, внутреннему антуражу и меню подходит под проведение официальных приемов, стоит включить и их в перечень предлагаемых мероприятий. Зависимость от сезона сглаживается у кейтеринговых компаний. В посткризисный период заметно вырос спрос на проведение выездных фуршетов на выставках, форумах, частных мероприятиях. 

shutterstock_256204756.jpg


Банкетная площадка

Выгодно ли держать отдельно банкетный зал или лучше иметь ресторан с возможностью закрыть его под банкет  вопрос риторический. «Есть несколько важных параметров, без которых организация банкета крайне затруднительна. В первую очередь необходим зал площадью более 140 кв. метров. Если помещение слишком большое, можно разделить его на несколько залов: маленький подойдет для празднования дней рождений и проведения деловых встреч, более просторный  для юбилеев, корпоративных праздников и свадеб. В этом случае вы закроете потребности разных заказчиков и не упустите прибыль, охватив более широкую аудиторию. Часто хорошие залы для банкетов располагаются в местах, не слишком удобных с точки зрения транспортной доступности, такие площади не подходят для стандартного ресторана, зато могут эффективно использоваться исключительно под праздники»,  советует бренд менеджер r_keeper Юлия Камаева. 

Бывает, что рестораторы боятся: к ним перестанут ходить, если они закроют ресторан на время банкета. Стоит помнить, что лояльные гости скорее всего отнесутся к этому с пониманием, все-таки ресторан  это бизнес. К тому же иногда закрытие под банкет играет заведению на руку: возникает любопытный эффект – гостям хочется посмотреть, чем так выделилось заведение, что его арендуют под праздники. 

shutterstock_778599115.jpg

«Тем не менее, закрывать заведение под банкет не всегда выгодно, особенно если праздник проводится в высокий сезон, а вместимость зала небольшая. В этом случае нужно просчитать прогнозируемую выручку стандартного дня и сравнить ее с банкетными расчетами. В этом поможет система автоматизации ресторана r_keeper. Управляющий заведением, имеющий доступ к отчетам, может выгрузить и сравнить выручку в обычные дни, в выходные и в праздники. На основе статистики, а не собственных предположений, можно будет сделать вывод о том, стоит ли закрывать ресторан на банкет»,  советует Юлия Камаева из r_keeper. 

Изучаем материальную часть

Основные параметры для расчета любого банкета  вместимость площадки, количество посадочных мест, продолжительность мероприятия, время суток, сезон, бюджет мероприятия и меню. 

Различают несколько типов банкетов: банкет-чай, банкет-коктейль, банкет с полным обслуживанием или без. Например, банкет с полным обслуживанием означает, что во время сервировки ни блюда, ни напитки на стол заранее не ставят, подача осуществляется непосредственно во время торжества строго по расписанию. Обычно это мероприятия высокого уровня  приезд иностранной делегации, встреча какого-либо высокопоставленного лица. 
Стандартный банкет  это банкет с частичным обслуживанием, который предусматривает произвольную рассадку гостей и предварительное накрытие столов. Главная составляющая банкет-коктейля – барная стойка, на которой расставляют напитки, закуски, десерты. Чайная церемония, по аналогии, предполагает подачу чая и кондитерских изделий. 

shutterstock_756852598.jpg


Сводим счеты

Чтобы посчитать банкетный ассортимент, нужен перечень всех блюд, а также технологические карты на каждую позицию и закупочные цены. Калькуляция требуется, чтобы понять перемещения и списания продуктов, предотвратить воровство или завышение норм производственных потерь. 

Конечная цена банкета складывается из закупочных цен на сырье, постоянных и переменных затрат. Не бывает двух одинаковых по стоимости мероприятий, бюджет каждого конкретного, просчитывается индивидуально, здесь невозможно работать по шаблону. Даже если закупочная цена на продукты одна и та же, не факт, что оплата труда официантов и поваров, затраты на логистику и оборудование будут аналогичными. Последние два пункта сильно варьируются в кейтеринге. Из сметы невозможно исключить тенты и шатры, если мероприятие проводится на отрытой площадке. Все эти расходы закладываются в стоимость одного банкетного места. Сюда же входят расходы на декорирование помещения, посуду, ремонт мебели. В особых случаях требуется оборудование для специальных блюд, для разделки мяса при гостях, тележка для торта, бенгальские огни и так далее. 

Продуктовые закупки рассчитывают исходя из количества гостей и объема меню. Число официантов, задействованных в мероприятии, подбирают из расчета один человек на большой стол с 8–10 посадочными местами.
 
Разумеется, абсолютно недопустимо использовать некачественные блюда, несвежие продукты и допускать недовесы. Исключить это поможет автоматизация склада с r_keeper StoreHouse, позволяющая полностью контролировать процесс управления производством. 

«Система “прогоняет” все движение товара, приход, расход, комплектацию, рассчитывает фудкост, проводит инвентаризацию с уведомлением о выявленных излишках или недостаче. Есть возможность автоматического калькулирования блюд с привязкой к конкретной дате праздника. В отчетах r_keeper StoreHouse легко настроить фильтры, “привязаться” к конкретному складу, выгрузить данные по дате. Система поддерживает ЕГАИС и отображает все данные об обороте алкогольных напитков. С программой StoreHouse интегрируется приложение “Оператор производства”, задача которого  контролировать приход и расход, оформлять сличительные ведомости, списания и фиксировать порчу. Вес каждого блюда в приложение заносится автоматически с использованием подключенных к компьютеру весов»,рассказывает Юлия Камаева.

Встроенный модуль «Банкетные заказы» в системе управления r_keeper v.7 позволяет быстро и эффективно вести в ресторане учет заказов на банкеты: создавать заказы на будущее мероприятие с указанием даты, времени, количества гостей, информации о госте, сделавшем заказ (имя, телефон и т.д.), принимать предоплату на созданный заказ с выдачей фискального чека для гостя в случае необходимости, вводить блюда в банкетный заказ (т.е. предварительное меню) с указанием даты и времени печати сервис-чека для поваров,  а также распечатать договор (пречек) в формате А4.

1.jpg

Редактирование заказа на банкет может осуществляться в любое время. В день банкета заказ автоматически становится доступным для официантов. Модуль «Банкетные заказы» входит в стандартную поставку системы r_keeper_7 для ресторанов полного сервиса. 

Теги: UCS, R-Keeper, 2018