Статьи

30.06.2020

Как провести инвентаризацию и что делать с её результатами?

1200x630_inv-2.jpg

Вряд ли можно эффективно управлять рестораном без ведения учёта расхода продуктов, их себестоимости, контроля закупок и списаний. Имея под рукой актуальные данные складского учета, заведение может эффективно управлять бизнес-процессами и снижать фудкост.  

Инвентаризация, сравнение фактических данных наличия продуктов на складе с учетными данными, — неотъемлемая часть складского учета и основной способ контроля сохранности товаров. Чем чаще ресторан проводит инвентаризацию, тем точнее будут данные у управляющего звена для принятия решений. Однако, польза процедуры может сойти на нет, если инвентаризацию в заведении проводят «для галочки», без подготовки и анализа результатов. Мы составили примерный план инвентаризации в ресторане с помощью программы StoreHouse_5 и отметили, на что стоит обратить внимание до и после самого мероприятия.

Подготовка к инвентаризации

1. Проверяем справочники

Ошибаться могут все, важно вовремя заметить и исправить ошибки. Вот частые недочеты, которые приводят к потере продуктов. 

Задвоенные позиции в номенклатуре. В технологических картах для списания указана одна позиция («помидоры»), а товар принимается на склад под другим наименованием («томаты»).

Комплекты. Ошибки в технологических картах, когда при составлении рецептуры выбрали не тот ингредиент или перепутали количество. Обязательно печатайте тех. карты и отдавайте на кухню для проверки и подписи.

Учёт упаковки. По возможности включайте упаковку в рецептуру, так как она влияет на себестоимость. Например, можно завести модификатор «с собой» и составить для него калькуляцию с учетом упаковки. Для удобства при инвентаризации расходные материалы можно считать по весу. Взвесьте большую упаковку, посмотрите, сколько штук в неё входит, разделите вес на количество и вы получите вес одной единицы.

Единицы измерения. Обязательно проверяйте справочники на предмет ошибок в единицах измерения. Например, в накладной может быть написано 5 упаковок стаканчиков по 100 штук, а кладовщик вносит в программу просто 5 штук.

1. Проверяем документы

При подготовке к инвентаризации согласуйте сроки ее проведения между бухгалтерией и кухней, распечатайте бланки с номенклатурой и проверьте, что все документы по кухне и бару внесены.

Сверка с поставщиками. Процедура позволяет проверить, что все документы отгруженные поставщиками попали в учёт. Благодаря электронному документообороту сверять поставки теперь проще — многие документы через ЕГАИС или Меркурий загружаются в StoreHouse_5 автоматически.

Анализ поставщиков. Отчет «Анализ поставщиков» в StoreHouse_5 поможет быстро проверить поставки на резкие скачки закупочных цен и найти ошибки в приходных накладных: неверное количество или сумму.

Бланк инвентаризации. Обязательно распечатайте бланки инвентаризации со списком всех товаров. Без них сотрудники могут что-то случайно пропустить или сфальсифицировать данные, а также спутать наименования товаров. В StoreHouse вы можете составить и распечатать пустые бланки по всей номенклатуре или выбранным группам. Также вы можете использовать программный модуль FoodFactory, чтобы не тратить бумагу и сразу вносить результаты подсчетов в электронном виде. 

Убедитесь, что все товары попали в инвентаризацию, включая одноразовую посуду и уже приготовленные полуфабрикаты (соусы, тесто и т. д.). Возможности StoreHouse_5 позволяют добавлять полуфабрикаты в сличительные ведомости и раскладывать их на ингредиенты по текущим технологическим картам.

Проведение инвентаризации

Учитывайте данные оперативно. После инвентаризации рекомендуем вносить и анализировать результаты в течение одного дня. Тогда вы успеете пересчитать продукты, взвесить приготовленные полуфабрикаты и т. д. Промедление может свести эффективность инвентаризации на нет.

Сравните суммы. Сумма в Сличительной ведомости должна равняться сумме в Ведомости остатков и сумме Товарного отчета. Если они не сходятся, значит, не все товары попали в инвентаризацию.

Посмотрите позиции с наибольшими излишком и недостачей. Отфильтруйте излишки и недостачи в Сличительной ведомости по столбцу «Количество» от наибольшего к меньшему. Проанализируйте позиции с самыми большими значениями, пересчитайте фактическое количество и проверьте документооборот.

Анализ инвентаризации

«Красивые» цифры. Если суммы излишков и недостач в инвентаризации одинаковые, стоит насторожиться. Такое маловероятно — скорее всего, результаты инвентаризации подогнали под «нужные».

Норма расхождения. На кухне работают обычные люди, поэтому некоторые расхождения в складском учете допустимы. Главное, чтобы такие расхождения не выходили за пределы нормы, которая рассчитывается от общего оборота продукта. Например, если недостача по мясу 4 кг, а за месяц прошло всего 20 кг, это 20% от оборота. А если за месяц прошло 100 кг, то 4 кг составляет всего 4% — такое расхождение допустимо. Рекомендуемый процент нормы недостачи для кухни составляет 3-3.5%, для бара — до 5%. Однако, каждый управляющий должен сам определить эту норму, учитывая особенности заведения.

Качественно проведенная инвентаризация помогает выявить: 

Большие остатки товара на складе. Лучше заказывать продукцию чаще, но меньше — это позволит сократить количество списаний испортившейся продукции.

Несоблюдение рецептуры. Кухня закладывает в блюда меньший вес ингредиентов, из-за чего остаются излишки.

Пропущенные документы. Не списанные или не перемещенные с кухни на бар продукты.

Пересортица. Возникает, когда фактический остаток товара не совпадает с расчетным, причем излишек и недостача похожих продуктов одинаковы. Например, недостача воды без газа и такой же излишек газированной воды. Эту проблему можно решить в StoreHouse_5 с помощью «Акта переработки».

Злоупотребления со стороны персонала. Любые махинации лучше пресекать в зачатке.

Регулярная инвентаризация в ресторане — сложный процесс, требующий непрерывного контроля на каждом этапе. Однако, она того стоит: результаты инвентаризации помогут сделать бизнес-процессы эффективнее, увеличить доход и пресечь возможные махинации персонала.

В целях улучшения работы сайта ООО «КОМПАНИЯ ЮСИЭС» (далее - Компания) использует cookie (файлы с данными о прошлых посещениях сайта).

Продолжая пользоваться нашим сайтом, вы выражаете свое согласие на обработку ваших персональных данных с использованием интернет-сервисов «Google Analytics» и «Яндекс Метрика».

В случае отказа от обработки ваших персональных данных вы можете отключить сохранение cookie в настройках вашего браузера или прекратить использование сайта.