Статьи

08.07.2020

Аудит складского учета в StoreHouse_5

1200x630-08.07.jpg

Складской учет позволяет контролировать расход продуктов, их себестоимость, анализировать наценку и пресекать воровство. К сожалению, заведения часто осуществляют складской учёт некорректно, и процедура не приносит реальных результатов. Управляющий не получает актуальных данных и не может вовремя отреагировать на возникшие проблемы.

Если у вас есть сомнения в правильности ведения учета, рекомендуем провести аудит базы данных складской программы. Аудит — независимая проверка и оценка данных учета, которую может провести как сам управляющий, так и сторонние специалисты.

В статье мы расскажем, какие данные необходимо проверить в модуле складского учета r_keeper StoreHouse_5, чтобы понять, можно ли доверять данным складского учета, полученным в программе, или нет.

Номенклатура

Номенклатура — фундамент учета, поэтому начните аудит с нее. Проверив номенклатуру, вы сразу поймете, будут ли дальнейшие данные в документах и отчетах корректными.

Избавьтесь от аналогов. Нет необходимости отдельно заводить товар «молоко Домик в деревне» и «молоко Простоквашино» — достаточно завести просто «молоко», так как оно используется одинаково, независимо от фирмы. Если бухгалтер-калькулятор сомневается при добавлении новой позиции, он должен проконсультироваться с кухней.

Проверьте типы товаров. Номенклатура StoreHouse_5 может быть трех типов: товар, услуга и кальк. Тип влияет на документооборот. Продукты с типом «кальк» используются только в технологических картах, а в документах не задействованы. Например, водопроводная вода используется во многих рецептах, но ставить её на приход и списывать не нужно. Тип «услуга» тоже не участвует в документах движения товаров, но имеет значение для бухгалтерских документов. Например, «аренда караоке» не подразумевает списания продуктов, но при реализации этой позиции в StoreHouse_5 фиксируются деньги.

Проверьте связь с комплектом. Все позиции из номенклатуры, которые готовятся в заведении, должны иметь комплект. Если он не привязан, при продаже не произойдет списание сырья.

Добавьте упаковку. По возможности включите упаковку в рецептуру, так как она влияет на себестоимость.

Суммы реализации

Проверив номенклатуру, проверьте выручку. Суммы выручки в отчетах r_keeper должны совпадать с суммами реализации в StoreHouse_5. Для сравнения удобно использовать «Отчет по общей выручке» из r_keeper и «Акт реализации по дням» из StoreHouse_5. Расхождения в суммах говорят о том, что не все продажи были выгружены и обработаны в складской программе. Из-за случайно или специально пропущенных данных теряется актуальность информации о списании продуктов, наценке и остатках.

Анализ закупок

Чтобы проверить закупки, запросите сверку с поставщиками. Так вы убедитесь, что все документы, отгруженные поставщиками, попали в учет. Затем в отчете «Анализ поставщиков» отсортируйте закупки по цене и проанализируйте бесплатные поставки и поставки с очень высокой стоимостью. Если поставка вызывает сомнение, проверьте бумажные документы от поставщика.

Наценка

Ещё один способ выявить ошибки в учете — проанализировать наценку на блюда. Отсортируйте отчет «Акт реализации» по полю «наценка %» и проверьте все позиции с отрицательной наценкой, нулевой себестоимостью и наценкой меньше 50% и больше 500%. 

Например, греческий салат с себестоимостью 800 р. был продан за 350 р. — это говорит об ошибке ценообразования или ошибке в учете (в комплекте или приходной накладной). Отрицательная наценка может быть только у блюд, поданных в качестве комплимента или подарка по акции. Слишком высокая наценка также может быть следствием ошибки. Если вместо 0,150 кг креветок в рецепте салата Цезарь указали 0,015 кг, то себестоимость уменьшится, а наценка станет выше реальной. Проанализировав наценку, вы сможете быстро определить и исправить проблемные технологические карты.

Остатки

Сравните суммы фактического остатка в инвентаризации и остаток в «Оборотной ведомости» или в «Ведомости остатков», чтобы увидеть точность проведенной инвентаризации. Если есть расхождения, значит при инвентаризации пересчитали не все товары.

Компенсации

Компенсация — автоматически созданная запись, добавляющая необходимое количество товара при попытке списания «в минус». То есть, если списать товара больше, чем есть в остатке, программа добавит запись о компенсации. Проводя аудит, проверьте такие записи. Большая компенсация сигнализирует о пропущенных документах прихода, неправильных технологических картах и ведении учета с игнорированием предупреждений программы об ошибках.

ЕГАИС и Ветис

Проверяя складской учёт, не забывайте о системах государственного контроля ЕГАИС и Ветис (Меркурий). В Ветис все ветеринарные сопроводительные документы должны быть погашены. Проверка через StoreHouse_5 займет всего пару минут — посмотрите на накладные: любой цвет, кроме белого, означает, что ВСД были обработаны. При проверке документов в ЕГАИС вы также можете ориентироваться на цвет накладных или отправить повторный запрос для необработанных документов. Все поставки алкоголя должны быть обязательно обработаны.

Экспресс-аудит с помощью StoreHouse_5 займёт немного времени и позволит оценить качество ведения складского учета в ресторане. Если учет не прошел хотя бы один этап проверки, не советуем ориентироваться на его данные.

Если вы хотите получить более полную картину учета, предлагаем заказать аудит от компании UCS. Наши специалисты проверят базы r_keeper и StoreHouse и дадут рекомендации по дальнейшей работе. Заказать профессиональный аудит вы можете по ссылке: https://www.ucs.ru/school/

В целях улучшения работы сайта ООО «КОМПАНИЯ ЮСИЭС» (далее - Компания) использует cookie (файлы с данными о прошлых посещениях сайта).

Продолжая пользоваться нашим сайтом, вы выражаете свое согласие на обработку ваших персональных данных с использованием интернет-сервисов «Google Analytics» и «Яндекс Метрика».

В случае отказа от обработки ваших персональных данных вы можете отключить сохранение cookie в настройках вашего браузера или прекратить использование сайта.